Blogg | 12 January 2010

Ordning och reda!

Läser många affärsbloggar och många gnäller över att det är för många mail i inkorgen och man får ingenting gjort de första dagarna på jobbet. Katastrof! tycker jag.

Paper Junkie

Chef.se och Maria André ger 5 tips om hur man får upp farten efter semesterdagarna.

Jag håller absolut inte med de 5 tipsen.

1. Rensa ditt skrivbord. Det kanske tar 15 minuter, men du slipper den stress som osorterade papper ger. Var riktigt sträng mot dig själv. Behöver du verkligen just den rapporten? Eller kan du arkivera den?

2. Två minuters-regeln: En uppgift som tar max två minuter att genomföra kan du göra direkt. Då blir den inte liggande och växer till en mental surdeg.

3. Kliar det i mejlfingret? Många känner ett trängande behov av att kolla mejlen så fort den kommer. Testa med att läsa den vid några valda tidpunkter på dagen, exempelvis: morgon, lunch, eftermiddag och innan du går hem. Informera dina medarbetare om dina nya mejlvanor.

4. Oplanerade möten: sålla och delegera. Måste du vara med på allt? Eller kan du be en medarbetare eller chefskollega att förmedla vad som sagts till dig?

5. Gör en plan för veckan: När veckan lider mot sltt slut, gör en avstämning där kollar av vilka uppgifter som är oavslutade. Skriv ner dem, så ligger de inte och maler i huvudet under helgen.

*av Maria André via Chef.se
Punkt 1 säger att man kan akrivera rapporten, men om den ligger redan på bordet – ligger den inte där för att man ska börja läsa den? Varför arkivera om man kan gå igenom allt som ligger på bordet, sortera och besvara vid behov samt städa undan sak för sak för att börja nya året med ett fräscht skrivbord? Är man riktigt hård mot sig själv är man klar med detta på 3-4-5 timmar oavsett antalet papper ett bord klarar av att hålla.

Punkt 2 – saker skall göras! Man slösar för mycket tid på att tänka om det är ett litet jobb på 2 minuter eller 2 timmar. Tänker man för mycket går det åt mycket mer tid åt tänkandet och inte själva uppgiften. Det liknar en mini-version av Pomodoro Technique som jag skrev om tidigare. Den tekniken fungerade för övrigt inte av samma anledning – man tänker på hur mycket en uppgift kommer ta att göra.

Punkt 3 – i dagens värld är det ett aboslut NEJ. Mail har fått samma prio som ett telefonsamtal och man förväntas att besvara ett mail lika fort som ett telefonsamtal. Följer ni punkt 3 kommer samtalen till mobilen att öka – detta är en ännu större stressfaktor som är ännu svårare att stänga av. Mitt förslag är att skaffa en bättre spamfilter med mailregler där all inkommande post sorteras direkt i de olika mapparna som man sedan kan bearbeta beroende på arbetssituationen. Att stänga av mailen under vissa tider vore en katastrof som dessutom kan försämra andras prestation i väntan på ditt svar. Denna punkt får tummen ner – den får inte upp farten alls och dessutom sänker andra.

Punkt 4 – att komma in i rytmen är viktigt tycker jag. Det kan vara bra att tvinga sig till så mycket som möjligt för att få upp farten och bli van vid det aktiva livet igen. Det kan motivera andra genom ett exemplariskt beteende. Naturligtvis ska man inte ta på sig för mycket, men att tänka “Måste jag vara med på allt?” lät inte särskilt uppiggande.

Punkt 5 – Göra en lista i SLUTET av veckan för att få se hur många saker man inte hunnit med strax innan helgen? Nja, kanske inte! En sådan omotiverande lista kommer att möta upp dig på måndag morgon och du kommer få mer ångest. Mitt förslag är att göra en lista i början av veckan för att ha tydliga mål för veckan som komma skall. Då kan man belöna sig om man hinner med allt i tid och gå tidigare från jobbet på fredag kväll. Detta ger också en perfekt början på en helg med nyttig vila.

Ekonomi, EkonoYou™ – Getting things done! ;)